電子印鑑の画像は「押印」の代わりになる？そのまま使える書類と、電子署名が必要な書類の分かれ目

テレワークや書類の電子化が進み、WordやPDFに印影の画像を貼る「電子印鑑」はすっかり身近になりました。一方で、「画像を貼っただけで本当に押印したことになるのか」と不安に感じる方も多いはずです。

結論から言うと、電子印鑑（印影の画像）と、法律上の「電子署名」は別物です。ただし、そもそも多くの書類では押印自体が必須ではないため、電子印鑑で足りる場面もたくさんあります。ここでは、その分かれ目を整理します。

⚠️ この記事は一般的な情報の整理です。個別の契約や手続きで何が求められるかは、相手方や所管の窓口、必要に応じて弁護士等の専門家にご確認ください。

電子印鑑は「見た目」、電子署名は「仕組み」

電子印鑑と呼ばれるものの多くは、印影を画像にしたものです。画像はコピーも貼り付けも簡単なため、誰が貼ったのかを画像そのものから示すことはできません。

これに対して、いわゆる電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）の第3条は、本人だけが行える方法で、本人による電子署名がされた電子文書について、本人の意思で作成されたもの（真正に成立したもの）と推定すると定めています。電子証明書などを使い、署名した人と、署名後に内容が書き換えられていないことを確かめられる仕組みが前提です。印影の画像を貼っただけでは、この推定の対象にはなりません。

それでも電子印鑑で足りる書類が多い理由

2020年6月、内閣府・法務省・経済産業省は連名で「押印についてのQ&A」を公表しました。この中で、契約は当事者の意思が合致すれば成立し、法令などに特別な定めがない限り、押印がなくても契約の効力には影響しないという考え方が示されています。押印は、後で争いになったときに「本人が作った文書だ」と示す証拠の一つという位置づけです。

同じQ&Aでは、押印以外の証明手段の例として、メールのやり取りを保存しておくことなども挙げられています。つまり、取引先や社内のルールが認めている書類であれば、電子印鑑を使い、送受信の記録を残しておく運用で十分なことが多いと言えます。

たとえば、見積書・請求書・納品書、社内回覧の確認欄や受領印などが代表例です。

電子印鑑では足りない（または避けたい）場面

一方、次のような場面では、印影の画像だけでは足りなかったり、別の方法が求められたりします。

• 法令や手続きで方式が決まっているもの：会社や不動産の登記、官公庁への申請などでは、実印と印鑑証明書、または所定の電子証明書による電子署名を求められる手続きがあります。
• 取引先が方式を指定している契約：電子契約サービスでの署名を指定されている場合は、そちらに従う必要があります。
• 金額が大きい契約や、後で争いになりやすい契約：相手が本人であることや、改ざんされていないことを示せる電子署名の方が安心です。

迷ったときは、「相手が何を求めているか」をまず確認するのが確実です。

電子印鑑を使うときの3つの注意

1. 実印の印影は画像にしない：画像は複製が容易です。登録済みの実印をスキャンしてメールでやり取りすると、意図しない流用のリスクを抱えることになります。
2. 会社の角印の画像は管理する：誰が、どの書類に使ってよいかを社内で決め、画像ファイルを共有フォルダに置きっぱなしにしないようにします。
3. 送付の記録を残す：PDFにして送る、送信メールを保存するなど、「いつ・誰が・誰に送ったか」を後から確認できるようにしておきます。

電子印鑑を作る・使うときに役立つツール

認印や角印、日付印の画像を新しく用意するなら、氏名と書体を選ぶだけで透過PNGの印影を作れる電子印鑑作成ツールが手軽です。背景が透明なので、WordやExcelの文字や枠線の上に重ねて配置でき、そのままPDFとして保存できます。

すでに使っている認印を紙に押してスキャンし、画像として使いたい場合は、白い紙の背景をクリックで透明にできる背景透明化ツールで透過PNGにできます（前述のとおり、実印には使わないでください）。

受け取った申込書などのPDFに日付や氏名を記入するときは、PDFの入力欄を自動で検出して記入できるツールが使えます。記入を終えたPDFを送る際に閲覧パスワードを付けたい場合は、PDFパスワード設定・解除ツールでまとめて設定できます。

いずれのツールもブラウザ内で処理が完結し、印影の画像や書類の内容を外部のサーバーへ送信しません。社名や氏名の入った印影でも、外部サービスに預けずに作成できます。